1. Objetivo

La presente política tiene como finalidad establecer los criterios bajo los cuales nuestra oficina de seguros gestionará la renovación de pólizas con vigencia anualizada y con posibilidad de renovación, con el propósito de procurar la continuidad de cobertura del asegurado y reducir el riesgo de que una póliza pierda vigencia por olvido, falta de seguimiento o falta de recordatorio.

Nuestra oficina considera que la renovación oportuna de una póliza es una medida preventiva importante para proteger los intereses del asegurado, siempre sujeta a las condiciones de contratación, pago, aceptación de la aseguradora y características particulares de cada póliza.

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2. Alcance de la política

Esta política aplica a las pólizas con vigencia anualizada y con posibilidad de renovación, incluyendo, de manera enunciativa mas no limitativa:

• Automóviles.

• Pick ups.

• Camiones ligeros.

• Camiones pesados.

• Tractocamiones.

• Seguro para Uber.

• Seguro Multiplataforma.

• Seguro para moto.

• Pólizas residentes, no turistas.

• Gastos médicos mayores.

• Hogar.

• Protección de bienes empresariales.

• Otras pólizas que, por su naturaleza, compañía aseguradora y condiciones de contratación, permitan renovación.

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3. Criterio general de renovación

Nuestra oficina tiene como política procurar la renovación de todas las pólizas con vigencia anualizada y con posibilidad de renovación, aun cuando el cliente no haya respondido previamente los avisos enviados por correo electrónico, WhatsApp o ambos medios.

Lo anterior se realiza con el objetivo de evitar que el asegurado pierda cobertura por olvido, falta de respuesta o falta de recordatorio oportuno.

Sin embargo, la renovación no implica necesariamente que la cobertura quede formalmente contratada o pagada. La contratación de la renovación se formaliza con el pago correspondiente, ya sea realizado voluntariamente por el cliente o mediante una forma de pago previamente registrada y heredada de la póliza anterior.

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4. Inicio del proceso de renovación

El proceso de renovación podrá iniciarse con menos de 30 días de anticipación y hasta 1 día antes del inicio de la nueva vigencia.

Para efectos de esta política, se toma como referencia que las pólizas inician su vigencia a las 12:00 horas, medio día, salvo que la póliza o la aseguradora establezcan un horario distinto.

Cuando la renovación se gestione el mismo día del inicio de vigencia, antes de las 12:00 horas, podrá existir la posibilidad de que la aseguradora no permita renovarla como continuación de la póliza anterior. En ese caso, la contratación podrá considerarse como póliza nueva, conforme a los criterios de la aseguradora.

Si la gestión se realiza el mismo día de inicio de vigencia después de las 12:00 horas, o un día después del inicio de vigencia, la póliza no se considerará renovación y deberá tratarse como una póliza nueva.

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5. Casos en los que no procederá la renovación

La renovación automática o gestionada por nuestra oficina no procederá en los siguientes casos:

1. Cuando la póliza tenga pendiente de pago el último recibo de la vigencia anterior.

2. Cuando la aseguradora determine no renovar la póliza por siniestralidad, criterios de suscripción, cambios en el riesgo, restricciones internas o cualquier otro motivo propio de la compañía aseguradora.

3. Cuando la póliza no tenga posibilidad de renovación por su naturaleza, vigencia, ramo, producto o condiciones de contratación.

4. Cuando la aseguradora exija emitir una póliza nueva en lugar de una renovación.

5. Cuando el cliente haya solicitado expresamente no renovar la póliza, siempre que dicha instrucción haya sido recibida y registrada oportunamente por nuestra oficina.

 

6. Medios de aviso al cliente

Nuestra oficina podrá informar al cliente sobre la proximidad de renovación mediante:

• Correo electrónico.

• Mensaje de WhatsApp.

• O ambos medios.

El cliente recibirá por lo menos un aviso relacionado con la renovación de su póliza.

También podrán considerarse como avisos de renovación los avisos de cobranza, siempre que estos sirvan para informar sobre el próximo cobro, intento de cobro o pago correspondiente a la renovación de la póliza.

 

7. Renovación sin respuesta del cliente

Nuestra oficina podrá renovar una póliza aunque el cliente no haya respondido los avisos enviados.

Esta práctica se realiza como medida preventiva para procurar la continuidad de cobertura del asegurado. Sin embargo, la renovación queda sujeta al pago correspondiente.

Si el cliente no realiza el pago, o si el intento de cobro automático no es exitoso, la renovación podrá cancelarse desde el inicio de vigencia, conforme a las políticas de la aseguradora.

En ese caso, se entenderá que el cliente no formalizó la contratación de la renovación y, por lo tanto, la cobertura no quedará vigente de manera definitiva.

 

8. Forma de pago heredada

Al renovarse una póliza, la forma de pago podrá heredarse de la póliza anterior.

Si la póliza anterior fue pagada mediante domiciliación, cargo automático o tarjeta registrada, la renovación podrá generar intentos de cobro automáticos a la misma forma de pago utilizada anteriormente.

Si la póliza anterior fue pagada en efectivo, transferencia u otro medio no domiciliado, la renovación podrá conservar esa misma forma de pago, salvo que el cliente solicite una modificación antes de la renovación.

El cliente reconoce que es su responsabilidad revisar, actualizar o modificar oportunamente la forma de pago, en caso de que no desee que se utilice la misma información de pago de la póliza anterior.

 

9. Características heredadas de la póliza anterior

Salvo instrucción expresa del cliente antes de la renovación, la póliza renovada podrá conservar las características de la póliza anterior, incluyendo, de manera enunciativa mas no limitativa:

• Datos del contratante.

• Datos del asegurado.

• Datos del bien asegurado.

• Suma asegurada.

• Coberturas.

• Deducibles.

• Coaseguros.

• Franquicias.

• Copagos.

• Forma de pago.

• Conductores, beneficiarios o información registrada, cuando aplique.

• Condiciones particulares de la póliza.

Por lo tanto, si el cliente desea modificar cualquier dato, cobertura, suma asegurada, deducible, coaseguro, forma de pago o característica de la póliza, deberá informarlo antes de que se realice la renovación.

Una vez pagada la renovación, ya sea por pago voluntario o mediante una forma de pago heredada, se entenderá que el cliente acepta la contratación de la nueva vigencia bajo las condiciones emitidas por la aseguradora, sin perjuicio de que posteriormente pueda solicitar modificaciones, correcciones o cancelación, conforme a las reglas de la compañía aseguradora.

 

10. Cambios importantes en la renovación

La renovación de una póliza puede presentar cambios en prima, coberturas, deducibles, coaseguros, condiciones, restricciones, sumas aseguradas, valores, forma de pago o cualquier otro elemento técnico o contractual.

En caso de que la póliza renovada presente cambios importantes en sus características o costos, nuestra oficina tendrá la responsabilidad de enviar al cliente la póliza renovada y ofrecer la comunicación pertinente para explicar, corregir, modificar o, en su caso, cancelar la póliza.

El cliente reconoce que es su responsabilidad revisar la documentación recibida y solicitar oportunamente cualquier aclaración, modificación o corrección que considere necesaria.

 

11. Falta de pago de la renovación

Cuando el cliente no pague la renovación, se considerará que la cobertura fue rechazada o no formalizada por falta de pago.

En consecuencia, el cliente entiende que, al no realizar el pago correspondiente, asume personalmente el costo, riesgo y responsabilidad de cualquier siniestro, daño, pérdida, reclamación, gasto médico, responsabilidad civil, afectación patrimonial o consecuencia derivada de no contar con cobertura vigente.

La falta de pago podrá dar lugar a la cancelación de la renovación desde el inicio de vigencia, conforme a los criterios, plazos y condiciones de la aseguradora.

También se considerará falta de pago, rechazo de la renovación o rechazo de cobertura cuando el cliente desconozca ante su banco, institución financiera o medio de pago un cargo aplicado correctamente por concepto de renovación de póliza.

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12. Cargo no reconocido, contracargo o desconocimiento del pago

Cuando la renovación de una póliza herede una forma de pago domiciliada, cargo automático, tarjeta registrada o cualquier otro medio previamente utilizado por el cliente, y el pago sea aplicado correctamente por la aseguradora, dicho pago se considerará como parte del proceso normal de renovación de la póliza.

Si posteriormente el cliente desconoce el cargo ante su banco, institución financiera, emisor de tarjeta o medio de pago, ya sea mediante reporte de “cargo no reconocido”, contracargo, aclaración bancaria o cualquier mecanismo similar, se entenderá que el cliente está rechazando el pago de la renovación y, por consecuencia, rechazando la cobertura contratada para la nueva vigencia.

En estos casos, el desconocimiento del cargo podrá ocasionar la falta de pago, cancelación, anulación o terminación de la póliza renovada, conforme a los procesos de la aseguradora y del medio de pago correspondiente.

El cliente reconoce que, al desconocer el cargo de una renovación emitida con una forma de pago heredada de la póliza anterior, asume personalmente el costo, riesgo y responsabilidad de cualquier siniestro, daño, pérdida, reclamación, gasto médico, responsabilidad civil, afectación patrimonial o consecuencia derivada de la falta de cobertura vigente.

Asimismo, nuestra oficina no será responsable por la pérdida de cobertura, cancelación de la póliza, rechazo de siniestros o consecuencias derivadas de un cargo desconocido, contracargo o aclaración bancaria promovida por el cliente.

En caso de que el cliente no esté de acuerdo con la renovación, el cargo aplicado, la forma de pago heredada o las condiciones de la póliza, deberá comunicarse directamente con nuestra oficina para solicitar la aclaración, modificación o cancelación correspondiente, antes de desconocer el cargo ante su banco o institución financiera.

 

13. Emisión en falso y cancelación preventiva

Algunas compañías aseguradoras pueden generar cargos o costos por concepto de “emisión en falso”, cuando una póliza fue emitida, pero el cliente no realizó el pago correspondiente y, durante cierto periodo, la aseguradora otorgó cobertura provisional o tolerancia de pago (tiempo de gracia).

En estos casos, nuestra oficina podrá cancelar la póliza antes de que concluya el periodo de tolerancia de la aseguradora, procurando hacerlo hasta 5 días antes de dicho vencimiento, con el objetivo de evitar cargos adicionales al agente o a la oficina por una póliza emitida y no pagada por el cliente.

Esta cancelación se realizará cuando el cliente no haya formalizado el pago de la renovación dentro del plazo correspondiente.

 

14. Responsabilidad del cliente

El cliente es responsable de:

1. Revisar los avisos de renovación, cobranza o documentación enviados por nuestra oficina.

2. Verificar que los datos de la póliza renovada sean correctos.

3. Confirmar que las coberturas, sumas aseguradas, deducibles, coaseguros, copagos, franquicias y condiciones contratadas se ajusten a sus necesidades actuales.

4. Informar oportunamente cualquier cambio en el riesgo asegurado.

5. Solicitar modificaciones antes de la renovación, cuando desee cambiar datos, coberturas, forma de pago o condiciones de la póliza.

6. Realizar el pago correspondiente dentro del plazo establecido.

7. Mantener actualizados sus medios de contacto, incluyendo correo electrónico, teléfono y WhatsApp.

8. Verificar que los cargos domiciliados o intentos de cobro automático hayan sido exitosos.

9. Consultar con nuestra oficina cualquier duda relacionada con su renovación.

 

15. Responsabilidad de nuestra oficina

Nuestra oficina será responsable de procurar la renovación de las pólizas anualizadas con posibilidad de renovación, conforme a esta política.

Asimismo, podrá enviar avisos de renovación, avisos de cobranza, pólizas renovadas, recibos o información relacionada mediante correo electrónico, WhatsApp o ambos.

Nuestra oficina también podrá ofrecer al cliente la comunicación pertinente para explicar cambios, corregir datos, modificar condiciones o solicitar la cancelación de la póliza, cuando sea necesario y procedente conforme a las reglas de la aseguradora.

La responsabilidad de nuestra oficina se limita a la gestión de intermediación, comunicación y seguimiento correspondiente. La aceptación final del riesgo, emisión, renovación, modificación, cancelación y condiciones aplicables dependen de la compañía aseguradora.

 

16. Evidencia de la gestión

Para acreditar las gestiones realizadas, nuestra oficina conservará como evidencia los registros disponibles de:

• Correos electrónicos enviados.

• Conversaciones de WhatsApp.

• Mensajes relacionados con avisos de renovación.

• Mensajes relacionados con cobranza.

• Envío de pólizas renovadas.

• Comunicaciones sobre pago, modificación, aclaración o cancelación.

Estos registros serán considerados evidencia formal de los trámites, avisos y comunicaciones realizadas por nuestra oficina.

 

17. Aceptación de la renovación

La renovación se entenderá aceptada y formalizada cuando el cliente realice el pago correspondiente de manera voluntaria o cuando el pago se efectúe mediante una forma de pago heredada de la póliza anterior, como domiciliación, cargo automático o tarjeta previamente utilizada.

El pago de la renovación implica la aceptación de la póliza emitida por la aseguradora para la nueva vigencia, incluyendo sus condiciones, coberturas, costos, deducibles, coaseguros, copagos, franquicias, restricciones y demás características aplicables.

 

18. Cancelación posterior a la renovación

El cliente podrá solicitar la cancelación de una póliza renovada, siempre que dicha cancelación sea procedente conforme a las condiciones de la aseguradora y nuestra política de devolución.

En caso de cancelación, la devolución de primas, cargos, costos, derechos, recargos o cualquier otro concepto dependerá de las reglas de la aseguradora, la vigencia transcurrida, el método de pago, la existencia de siniestros y las condiciones particulares de la póliza.

 

19. Disposición final

Esta política busca proteger la continuidad de cobertura del cliente y establecer un proceso claro para la renovación de pólizas.

La renovación preventiva de una póliza no exime al cliente de su responsabilidad de revisar su información, confirmar sus necesidades actuales, mantener actualizados sus medios de contacto y realizar el pago correspondiente.

Nuestra oficina actúa como intermediario profesional de seguros y procurará gestionar las renovaciones de manera diligente, ordenada y documentada, siempre sujeta a las políticas, sistemas, tiempos y decisiones de cada compañía aseguradora.